Mitos sobre BPM

Aunque BPM esta siendo utilizado desde hace ya varios años, aun las organizaciones luchan por formalizar, optimizar y controlar sus procesos. El problema tal vez radica en las creencias que se tienen sobre BPM.

Algunos de los mitos más comunes sobre esta práctica de gestión son:

Mito 1: BPM no es una necesidad organizacional

BPM se ha vendio consolidando como respuesta a las necesidades y retos que afrontan las organizaciones dentro de un mercado altamente competitivo.

Mito 2: BPM no tiene impacto sobre la parte financiera de la organización.

BPM pretende diseñar y mejorar los procesos de tal manera que se reduzcan costos y se incremente la productividad. Además de garantizar la calidad y satisfacer a los clientes.

Mito 3: BPM requiere un cambio radical en la organización

Es evidente que deben ocurrir cambios en los procesos, pero estos cambios se van dando paso a paso. Se debe comenzar por el estado actual de uno o varios procesos, una vez se vean los resultados se debe ir extendiendo el proceso de optimización.

Mito 4: BPM es solo identificar y modelar procesos

Identificar y modelar procesos solo hace parte de la fase de diseño de BPM. Se deben analizar, diseñar, implementar, controlar y optimizar continuamente los procesos de la organización.

Tenga en cuenta que una mejor gestión de los procesos conlleva a procesos estandarizados.

Mito 5: BPM es una tecnología/Software

BPM es una práctica de gestión de cual resulta el mejoramiento continuo y evolutivo de los procesos de la organización. La tecnología es solo un instrumento que ayuda a optimizar esta práctica.

BPM no es sólo un proyecto para mejorar los procesos de su organización, o simplemente para estandarizarlos. Es un conjunto de principios que tiene como eje los procesos, que busca medir los resultados obtenidos que permitan controlar las actividades y plantear mejoras para beneficio de el negocio.

Productos de BPM...

Algunos de los productos existentes en el mercado para la implementación y selección de BPM en las empresas son:

• Oracle BPM Suite: Este producto ofrece varios beneficios entre los que se encuentran:

-Entrega inmediata y retorno de la inversión: Los usuarios tienen la ventaja de modelar rápidamente los procesos para la automatización y optimización.

- Administra procesos de gestión humana, documentos, sistemas y decisiones centradas.

- Las herramientas correctas para cada rol. El diseño centrado en el usuario simplifica el modelamiento y ejecucion de procesos.

• BPM Software Comparison: es un software de TEC(Technology Evaluation Centers) que evalúa y compara software de BPM, con el fin de escoger el mejor producto para ser implementado en la empresa.

• IntalioBPM permite a los analistas de negocio y a la gente que trabaja en TI a colaborar en la gestión del diseño, desarrollo y comportamiento de cualquier proceso de negocio bien sea grande o pequeño, simple o complejo, transaccional o orientado a workflow.

• PECTRA BPM Suite: Ayuda a satisfacer las demandas a la empresa en forma más rápida y eficiente y permite incrementar el retorno de la inversión ya realizada en tecnología, al permitir la integración de todas las aplicaciones existentes.
  Las funcionalidades de PECTRA BPM Suite dan respuesta a los interrogantes que surgen en empresas que soportan una fuerte competencia y que administran complejos procesos:
  - ¿Cómo mejorar la calidad de la relación con clientes?
  ¿Cómo disminuir los tiempos de reacción frente a cambios en el contexto?
  ¿Cómo volver más eficiente la relación con proveedores?
  ¿Cómo reducir el esfuerzo y los costos de desarrollo, mantenimiento e integración de aplicaciones?
  ¿Cómo disminuir costos operativos y de producción sin alterar la calidad de la oferta?
  ¿Cómo hacer que los sistemas posean la suficiente flexibilidad y adaptabilidad para responder eficientemente a futuros requerimientos?

Al revisar algunos de los productos que el mercado ofrece con respecto a BPM podemos concluir que, en general los productos nos ofrecen ciertas caracteristicas básicas, pero lo que realmente la empresa se tiene que preguntar es, cuales son las necesidades que tengo al momento de obtener un software de este tipo y con ayuda del software de comparación, la empresa llegara a escoger el software al que mejor se acomode.

La próxima semana traeremos otra actualización sobre BPM.

Mejores prácticas para el éxito de BPM

La aplicación detallada y el continuo estudio de los diversos procesos son elementos vitales que contribuyen a la formación de procesos adecuados y a la culminación exitosa de cada uno de estos. Por ende es importante tener en cuenta una serie de buenas prácticas que serán factores de gran importancia para el éxito de BPM.

Para estar en buen camino tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

Piense en el proceso. Los equipos de procesos deben reunirse periódicamente y trabajar conjuntamente.Asegúrese de que los stakeholders participen directamente.

Adopte un ejecutivo. Busque a los empleados con mayor experiencia y responsabilidad a la hora de resolver problemas, hágales una demostración de lo que BPM puede hacer por ellos, así los motivara y su adaptación será más fácil.

Defina las expectativas. BPM involucra muchas partes de la organización, por eso debe ser claro al definir qué necesita cada área de la empresa de acuerdo a sus objetivos y proyectos.

Seleccione una metodología. Seleccione la metodología de gestión de procesos que resulte más eficiente para su compañia y conviertala en la base de su arquitectura de procesos.

Seleccione la tecnología adeacuada. Existen gran cantidad de proveedores y los productos pueden variar de un proveedor a otro, por eso una vez seleccionada una tecnología asegurece de que cumpla con sus necesidades y requerimientos. Solicitar demostraciones personalizadas puede ser de gran ayuda para su elección.

Piense en el cliente. Utilice BPM para ver el negocio como lo ven sus clientes. A sus clientes no les importan cómo se hacen las cosas, lo único que les interesa es recibir lo que ellos esperan en el momento en que ellos desean. Recuerde que BPM busca crear valor para los clientes.

Defina proyectos. Seleccione proyectos que traigan mayor rentabilidad para su empresa en el menos tiempo posible. Recuerde que no es una buena opción intentar mejorar procesos completos.

Realice un análisis de sus procesos. No diseñe nuevos procesos hasta conocer y comprender lo que ocurre con los actuales. Hacer uso de BAM le ayudará a establecer métricas básicas.

Planee los cambios. BPM le ayuda a identificar que debe cambiar para mejorar sus procesos. Haga uso de herramientas que le ayuden a gestionar el cambio, implementar políticas, medir el cambio.

Poner en práctica estas recomendaciones le ayudara a tener éxito con BPM.

Espere la próxima semana una nueva actualización.

BPMS la tecnología de BPM

Business Process Management System es la tecnología que permite la implementación y adopción de BPM.

BPMS es un conjunto de utilidades de software que permite manejar el ciclo de vida a través de características funcionales y no funcionales que permiten definir, implementar y mejorar los procesos de negocio a los cuales puede ser aplicado el concepto de BPM.

Funciones de BPMS:

• Modelamiento y automatización de los procesos de negocio.
• Integrar información que provenga de otros sistemas de negocio.
• Simular procesos de negocio para evaluar su comportamiento.
• Proveer entornos de desarrollo de aplicaciones para colaboración entre procesos de negocio.
• Generar, actualizar y publicar la documentación de cada uno de los procesos de negocio.
• Representar la relación de las diferentes dimensiones del proceso de manera gráfica.

Elementos de BPMS:

• Motores de Orquestación: Permite coordinar la secuencia de actividades del modelo de procesos basándose en reglas y flujos de trabajo.
• Motores de Reglas: Permite abstraer políticas y decisiones de acuerdo a ciertas reglas que han sido definidas previamente.
• Herramientas de análisis y Business Intelligence: Permite analizar la información que resulta de la ejecución del proceso.
  
• Herramientas de Simulación y Optimización: Permite comparar el desempeño de nuevos procesos con el de procesos existentes.
• Repositorios: Para mantener los recursos y componentes de cada proceso disponibles.

Beneficios de BPMS:

La próxima semana tendremos una nueva actualización.

Referencias:

http://www.degerencia.com/articulo/business_process_management_bpm_articulando_estrategia_procesos_y_tecnologia

Estilos de Arquitectura: SOA + ESB

SOA y ESB son estilos de arquitectura, los cuales en la metodología BPM son la base para la construcción de una infraestructura orientada en servicios y procesos. A continuación veremos cual es la función que cumple cada uno de ellos.

SOA (Service Oriented Architecture), es un concepto de arquitectura de software que define la utilización de servicios para dar soporte a los requisitos del negocio.
Permite la creación de sistemas de información altamente escalables que reflejan el negocio de la organización, a su vez brinda una forma bien definida de exposición e invocación de servicios (comúnmente pero no exclusivamente servicios web), lo cual facilita la interacción entre diferentes sistemas propios o de terceros. SOA define las siguientes capas de software:

• Aplicaciones básicas: Sistemas desarrollados bajo cualquier arquitectura o tecnología, geográficamente dispersos y bajo cualquier figura de propiedad.
• De exposición de funcionalidades: Donde las funcionalidades de la capa aplicativa son expuestas en forma de servicios (generalmente como servicios web).
• De integración de servicios: Facilitan el intercambio de datos entre elementos de la capa aplicativa orientada a procesos empresariales internos o en colaboración.
• De composición de procesos: Que define el proceso en términos del negocio y sus necesidades, y que varía en función del negocio.
• De entrega: Donde los servicios son desplegados a los usuarios finales.

SOA proporciona una metodología y un marco de trabajo para documentar las capacidades de negocio y puede dar soporte a las actividades de integración y consolidación.

ESB (Enterprise Service Bus) el término "bus de servicios de empresa" casi siempre se refiere a la infraestructura de software que hace posible tal arquitectura y, en esencia, se considera al BSE como una plataforma para realizar una arquitectura orientada a los servicios.

Un Bus de Servicios de Empresa (BSE) conlleva conceptos relacionados con flujos, como la transformación y el enrutamiento en una Arquitectura Orientada a los Servicios. Un BSE también puede proporcionar una abstracción para endpoints. Con esto se consigue flexibilidad en la capa de abstracción y una fácil conexión entre los servicios. El BSE trata de aislar el acoplamiento entre el servicio solicitado y el medio de transporte.

En conclusión SOA provee los servicios necesarios alineados con el negocio y ESB se encarga de la comunicación entre dichos servicios.

Espere la proxima semana una nueva actualización.

BAM: Business Activity Monitoring

Es un software que apoya el monitoreo de las actividades del negocio en el momento en que éstas se implementan en sistemas de computación, utilizando indicadores claves de desempeño.

El objetivo de BAM es proporcionar información en tiempo real sobre el estado y los resultados de varias operaciones, procesos y transacciones.

Algunas de las soluciones BAM proporcionan además funciones de notificación de problemas. Por ejemplo, grupos enteros de personas pueden enviar mensajes de correo electrónico, voz o texto, de acuerdo con la naturaleza del problema.
Una de las características más visibles de soluciones BAM es la presentación de la información en dashboards que contienen los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se utilizan para proporcionar una seguridad y visibilidad de la actividad y el rendimiento.


Los Indicadores Clave de Desempeño(KPI), miden el nivel del desempeño de un proceso, enfocándose en el "cómo" e indicando el rendimiento de los procesos, de forma que se pueda alcanzar el objetivo fijado.
Usado para calcular, entre otros:

• Tiempo que se utiliza en mejorar los niveles de servicio en un proyecto dado.
• Nivel de la satisfacción del cliente.
• Tiempo de mejoras de asuntos relacionados con los niveles de servicio.
• Impacto de la calidad de los recursos financieros adicionales necesarios para realizar el nivel de servicio definido.
• Rentabilidad de un proyecto (Retorno de la Inversión ROI)
• Calidad de la gestión de la empresa (Rotación del inventario, Días de Cuentas por cobrar DCC, y por Pagar DCP...)

La siguiente semana otra actualizacion sobre las disciplinas de BPM

BPEL: Business Process Execution Language

Lenguaje estandarizado que permite orquestar procesos de negocio. Se basa en la composición de servicios web, utilizando estándares como SOAP (para comunicación) y WSDL (para la descripción de interfaces), además de estar derivado de XML. Dicho lenguaje fue creado por Oracle, IBM, SAP, Microsoft, entre otros y estandarizado por OASIS.

BPEL está limitado a interactuar con servicios web, pero aun así es considerado un lenguaje de alto nivel ya que proporciona métodos para la definición y soporte de procesos de negocio y flujos de trabajo.

BPEL resulta de gran importancia dentro de la organización ya que permite definir procesos de negocio que interactúen con entidades externas a través de servicios web que garantizaran la interoperabilidad de dichos procesos.

Estructura de BPEL:

• Variables: Variables utilizadas durante le proceso. Pueden guardar el estado de un determinado mensaje.
• PartnerLink (Socio): Conjunto de servicios web involucrados en el proceso de negocio.
• Operaciones: Tipos de servicios web utilizados y operaciones invocadas.
• Tipos de puertos: Tipos de conexión de servicios web requeridas.
• Sequence (Secuencia): Define la lógica de orquestación.

Componentes:

• Diseñador BPEL: Aplicación con interfaz gráfica utilizada para definir el proceso de negocio.
• Motor BPEL: Aplicación que ejecuta un plantilla de proceso de negocio compatible con un estándar BPEL.
• Plantilla de flujo de proceso: Archivo generado por el diseñador BPEL para ser ejecutada por el motor BPEL. Contiene la especificación BPEL.

Espere la otra semana una nueva actualización sobre disciplinas BPM.

Referencias:

http://150.185.75.30/atiwiki/index.php/BPEL

http://www.ecured.cu/index.php/BPEL

http://www.iworld.com.mx/iw_SpecialReport_read.asp?iwid=4135&back=2&HistoryParam=

BPMN: Business Process Modeling Notation

Es el estándar utilizado para el modelamiento de procesos de negocio en formato de flujo de trabajo. El objetivo principal del BPMN es que sea una notación legible y entendible por parte de los involucrados. Este modelamiento se realiza mediante diagramas con un conjunto de elementos específicos, estos son:

- Objetos de flujo:

· Eventos: Representados por medio de círculos, describe lo que sucede dentro del proceso.

· Actividades: Están representadas por un rectángulo con sus vértices redondeados y describe el tipo de trabajo que será realizado. Pueden ser:

Tarea: Representa una sola unidad de trabajo que no es o no se puede dividir a un mayor nivel de detalle.

Sub-proceso: Se utiliza para ocultar o mostrar otros niveles de detalle de procesos de negocio.

Transacción: Es una forma de sub-proceso en la cual, todas las actividades contenidas deben ser tratadas como un todo.

· Control de Flujo: Esta representada por una figura de diamante y representa una decisión dentro del proceso.

- Objetos de Conexión

· Flujo de Secuencia: Representado por una línea simple continua y flechada, muestra el orden en que las actividades se llevarán a cabo.

· Flujo de Mensaje: Esta representado por una línea discontinua con un circulo no relleno al inicio y una punta de flecha no rellena al final. Esto nos dice, que el flujo de mensaje atraviesa la frontera organizacional (por ejemplo, entre piscinas).

· Asociaciones: Esta representada por una línea punteada. Se suele usa para conectar artefactos o un texto a un objeto de flujo

- Swimlanes

• Piscina: Representa los participantes principales de un proceso, por lo general, separados por las diferentes organizaciones. Una piscina contiene uno o más carriles.

• Carril: Usado para organizar y categorizar las actividades dentro de una piscina de acuerdo a su funcion o rol. Un carril contiene objetos de flujo, objetos de conexión y artefactos.

-Artefactos

• Objetos de Datos: Muestra al lector cuales son los datos que deberían ser requeridos o producidos en una actividad.

• Grupos : Esta representado por un rectángulo de líneas discontinuas y vértices redondeados . El grupo es utilizado para agrupar diferentes actividades pero no afecta al flujo dentro de un diagrama.

• Anotación: Es utilizado para darle al lector una descripcion entendible del modelo o diagrama.

La otra semana tendremos otra actualización sobre disciplinas BPM ...

Referencias:

• http://www.slideshare.net/gugarte/bpmn-estandar-para-modelamiento-de-procesos-presentation
• http://es.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Modeling_Notation

¿Por qué una organización debería implementar BPM?

Teniendo en cuenta la necesidad de controlar y mejorar el funcionamiento de una empresa, se diseñan los procesos de negocio de acuerdo a los objetivos y los requerimientos iniciales , se modelan y optimizan los procesos existentes con el fin de ejecutarlos, automatizarlos e integrarlos de acuerdo a las necesidades de la organización , llevando a cabo un proceso de monitoreo y seguimiento continuo, de manera q se mitiguen los riesgos identificando aquellos problemas y fallas existentes , para luego tomar nuevas decisiones de cambio estratégico que aporten a la organización y que permitan aumentar la productividad en el mercado.

Esta idea contempla que la empresa conozca sus procesos de manera particular para q pueda diseñarlos, modelarlos, ejecutarlos, monitorearlos y finalmente optimizarlos para satisfacer todas y cada uno de los objetivos del negocio.

Una organización depende de cómo estén regulados e implementados sus procesos, es por esta razón que es de gran importancia realizar un manejo adecuado de cada uno de estos, BPM sin duda alguna es la mejor opción, porque propone una solución colaborativa ya que reúne los procesos, las personas y la tecnología de la información como una unidad, para realizar un trabajo riguroso, consistente y detallado garantizando así la efectividad del negocio.