Mitos sobre BPM

Aunque BPM esta siendo utilizado desde hace ya varios años, aun las organizaciones luchan por formalizar, optimizar y controlar sus procesos. El problema tal vez radica en las creencias que se tienen sobre BPM.

Algunos de los mitos más comunes sobre esta práctica de gestión son:

Mito 1: BPM no es una necesidad organizacional

BPM se ha vendio consolidando como respuesta a las necesidades y retos que afrontan las organizaciones dentro de un mercado altamente competitivo.

Mito 2: BPM no tiene impacto sobre la parte financiera de la organización.

BPM pretende diseñar y mejorar los procesos de tal manera que se reduzcan costos y se incremente la productividad. Además de garantizar la calidad y satisfacer a los clientes.

Mito 3: BPM requiere un cambio radical en la organización

Es evidente que deben ocurrir cambios en los procesos, pero estos cambios se van dando paso a paso. Se debe comenzar por el estado actual de uno o varios procesos, una vez se vean los resultados se debe ir extendiendo el proceso de optimización.

Mito 4: BPM es solo identificar y modelar procesos

Identificar y modelar procesos solo hace parte de la fase de diseño de BPM. Se deben analizar, diseñar, implementar, controlar y optimizar continuamente los procesos de la organización.

Tenga en cuenta que una mejor gestión de los procesos conlleva a procesos estandarizados.

Mito 5: BPM es una tecnología/Software

BPM es una práctica de gestión de cual resulta el mejoramiento continuo y evolutivo de los procesos de la organización. La tecnología es solo un instrumento que ayuda a optimizar esta práctica.

BPM no es sólo un proyecto para mejorar los procesos de su organización, o simplemente para estandarizarlos. Es un conjunto de principios que tiene como eje los procesos, que busca medir los resultados obtenidos que permitan controlar las actividades y plantear mejoras para beneficio de el negocio.

Productos de BPM...

Algunos de los productos existentes en el mercado para la implementación y selección de BPM en las empresas son:

• Oracle BPM Suite: Este producto ofrece varios beneficios entre los que se encuentran:

-Entrega inmediata y retorno de la inversión: Los usuarios tienen la ventaja de modelar rápidamente los procesos para la automatización y optimización.

- Administra procesos de gestión humana, documentos, sistemas y decisiones centradas.

- Las herramientas correctas para cada rol. El diseño centrado en el usuario simplifica el modelamiento y ejecucion de procesos.

• BPM Software Comparison: es un software de TEC(Technology Evaluation Centers) que evalúa y compara software de BPM, con el fin de escoger el mejor producto para ser implementado en la empresa.

• IntalioBPM permite a los analistas de negocio y a la gente que trabaja en TI a colaborar en la gestión del diseño, desarrollo y comportamiento de cualquier proceso de negocio bien sea grande o pequeño, simple o complejo, transaccional o orientado a workflow.

• PECTRA BPM Suite: Ayuda a satisfacer las demandas a la empresa en forma más rápida y eficiente y permite incrementar el retorno de la inversión ya realizada en tecnología, al permitir la integración de todas las aplicaciones existentes.
  Las funcionalidades de PECTRA BPM Suite dan respuesta a los interrogantes que surgen en empresas que soportan una fuerte competencia y que administran complejos procesos:
  - ¿Cómo mejorar la calidad de la relación con clientes?
  ¿Cómo disminuir los tiempos de reacción frente a cambios en el contexto?
  ¿Cómo volver más eficiente la relación con proveedores?
  ¿Cómo reducir el esfuerzo y los costos de desarrollo, mantenimiento e integración de aplicaciones?
  ¿Cómo disminuir costos operativos y de producción sin alterar la calidad de la oferta?
  ¿Cómo hacer que los sistemas posean la suficiente flexibilidad y adaptabilidad para responder eficientemente a futuros requerimientos?

Al revisar algunos de los productos que el mercado ofrece con respecto a BPM podemos concluir que, en general los productos nos ofrecen ciertas caracteristicas básicas, pero lo que realmente la empresa se tiene que preguntar es, cuales son las necesidades que tengo al momento de obtener un software de este tipo y con ayuda del software de comparación, la empresa llegara a escoger el software al que mejor se acomode.

La próxima semana traeremos otra actualización sobre BPM.

Mejores prácticas para el éxito de BPM

La aplicación detallada y el continuo estudio de los diversos procesos son elementos vitales que contribuyen a la formación de procesos adecuados y a la culminación exitosa de cada uno de estos. Por ende es importante tener en cuenta una serie de buenas prácticas que serán factores de gran importancia para el éxito de BPM.

Para estar en buen camino tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

Piense en el proceso. Los equipos de procesos deben reunirse periódicamente y trabajar conjuntamente.Asegúrese de que los stakeholders participen directamente.

Adopte un ejecutivo. Busque a los empleados con mayor experiencia y responsabilidad a la hora de resolver problemas, hágales una demostración de lo que BPM puede hacer por ellos, así los motivara y su adaptación será más fácil.

Defina las expectativas. BPM involucra muchas partes de la organización, por eso debe ser claro al definir qué necesita cada área de la empresa de acuerdo a sus objetivos y proyectos.

Seleccione una metodología. Seleccione la metodología de gestión de procesos que resulte más eficiente para su compañia y conviertala en la base de su arquitectura de procesos.

Seleccione la tecnología adeacuada. Existen gran cantidad de proveedores y los productos pueden variar de un proveedor a otro, por eso una vez seleccionada una tecnología asegurece de que cumpla con sus necesidades y requerimientos. Solicitar demostraciones personalizadas puede ser de gran ayuda para su elección.

Piense en el cliente. Utilice BPM para ver el negocio como lo ven sus clientes. A sus clientes no les importan cómo se hacen las cosas, lo único que les interesa es recibir lo que ellos esperan en el momento en que ellos desean. Recuerde que BPM busca crear valor para los clientes.

Defina proyectos. Seleccione proyectos que traigan mayor rentabilidad para su empresa en el menos tiempo posible. Recuerde que no es una buena opción intentar mejorar procesos completos.

Realice un análisis de sus procesos. No diseñe nuevos procesos hasta conocer y comprender lo que ocurre con los actuales. Hacer uso de BAM le ayudará a establecer métricas básicas.

Planee los cambios. BPM le ayuda a identificar que debe cambiar para mejorar sus procesos. Haga uso de herramientas que le ayuden a gestionar el cambio, implementar políticas, medir el cambio.

Poner en práctica estas recomendaciones le ayudara a tener éxito con BPM.

Espere la próxima semana una nueva actualización.

BPMS la tecnología de BPM

Business Process Management System es la tecnología que permite la implementación y adopción de BPM.

BPMS es un conjunto de utilidades de software que permite manejar el ciclo de vida a través de características funcionales y no funcionales que permiten definir, implementar y mejorar los procesos de negocio a los cuales puede ser aplicado el concepto de BPM.

Funciones de BPMS:

• Modelamiento y automatización de los procesos de negocio.
• Integrar información que provenga de otros sistemas de negocio.
• Simular procesos de negocio para evaluar su comportamiento.
• Proveer entornos de desarrollo de aplicaciones para colaboración entre procesos de negocio.
• Generar, actualizar y publicar la documentación de cada uno de los procesos de negocio.
• Representar la relación de las diferentes dimensiones del proceso de manera gráfica.

Elementos de BPMS:

• Motores de Orquestación: Permite coordinar la secuencia de actividades del modelo de procesos basándose en reglas y flujos de trabajo.
• Motores de Reglas: Permite abstraer políticas y decisiones de acuerdo a ciertas reglas que han sido definidas previamente.
• Herramientas de análisis y Business Intelligence: Permite analizar la información que resulta de la ejecución del proceso.
  
• Herramientas de Simulación y Optimización: Permite comparar el desempeño de nuevos procesos con el de procesos existentes.
• Repositorios: Para mantener los recursos y componentes de cada proceso disponibles.

Beneficios de BPMS:

La próxima semana tendremos una nueva actualización.

Referencias:

http://www.degerencia.com/articulo/business_process_management_bpm_articulando_estrategia_procesos_y_tecnologia